El próximo 21 de octubre la eliminación total del papel en el Ayuntamiento de Torrent será una realidad gracias a la puesta en marcha de la plataforma ‘ClickaTorrent’, a través de la cual los vecinos podrán llevar a cabo todas las gestiones administrativas de manera electrónica
Gracias al Plan INNOVA puesto en marcha por el consistorio torrentino, desde la delegación de Modernización, Torrent prevé un ahorro bianual de más de medio millón de euros
El Ayuntamiento de Torrent es uno de los primeros consistorios que pone en marcha en su totalidad un sistema de administración electrónica que sustituye el papel por documento electrónico
El próximo 21 de octubre la eliminación total del papel en el Ayuntamiento de Torrent será una realidad. Desde la delegación de Modernización, con la implantación del Plan INNOVA, el consistorio torrentino se convierte en el Ayuntamiento con la administración electrónica más potente de la Comunitat Valenciana, y una de las primeras de España, que pone en marcha un sistema que sustituye el papel por el documento electrónico. Un plan que prevé un ahorro bianual de más de medio millón de euros, que supondrá el ahorro de papel y facilitará la tramitación de cualquier documento a los ciudadanos de Torrent.
Medidas como las nóminas telemáticas, la digitalización del tablón de edictos o las notificaciones telemáticas con empresas aportan al Ayuntamiento de Torrent una evolución que se traduce en el ahorro. Sin contar los puntos de aprobación de actas anteriores, dar cuenta de disposiciones oficiales y ruegos y preguntas, es decir, solo expedientes en el año 2012 se trataron 468 asuntos. Si se estiman 30 folios por expediente, un total de 15.000 folios anuales se dejarán de fotocopiar o imprimir sólo para Junta de Gobierno.
Desde el consistorio se han contabilizado el número de documentos que se generan tan sólo con los relativos a los ciudadanos:
Documentos de registro ciudadanos – 136.000
Documentos de registros – 294.000
Portafirmas – 21.000
Resoluciones – 79.000
Registro de expedientes – 134.000
Se trata de un total aproximado de 700.000 documentos que pasarán a ser electrónicos de forma que cuando un ciudadano entregue sus documentos por registro de entrada, automáticamente serán escaneados y devueltos al ciudadano para ser archivados en el expediente digital del Ayuntamiento. A partir de ese momento, todos los trámites que se realicen se moverán electrónicamente suponiendo un gran ahorro de papel para la administración.
A partir del próximo 21 de octubre, el consistorio torrentino realizará la puesta en marcha definitiva de las siguientes actuaciones:
La instalación de un gestor de expedientes corporativo que permitirá gestionar y tramitar los expedientes administrativos de forma electrónica y controlar los plazos y tiempos para que nos ayuden al cumplimiento de los plazos legales en la tramitación administrativa además de aligerar los tiempos.
Disponer de un sistema de notificaciones y comunicaciones electrónico de forma que la relación entre la administración y los ciudadanos sea más cercana y mejore la gestión administrativa y la reducción de los plazos.
Además, se implantará un sistema de digitalización certificada de documentos que nos permitirá digitalizar los documentos en papel que proceden del exterior y certificarlos de forma que se pueda garantizar que la imagen capturada de ellos es fiel a la original y no ha sido alterada bajo ningún concepto o medio. En concreto se digitalizarán las solicitudes que se registren en el Ayuntamiento y las facturas en papel.
Otro de los puntos destacables del sistema es la adopción de acuerdos de órganos colegiados por medios electrónicos. Es decir, las órdenes del día, las actas, los certificados y las notificaciones formarán parte de la gestión documental de los expedientes electrónicos incluyendo las decisiones de Alcaldía como decretos o resoluciones, los acuerdos de la Junta de Gobierno Local.
Además, Torrent ha implantado un sistema de nóminas telemáticas en la línea de reducir el gasto de papel. La sustitución de las nóminas en papel por documento electrónico es alguno de los primeros pasos que se pusieron en marcha a través del Portalet del Empleado donde todos los trabajadores del consistorio pueden consultar sus nóminas, no sólo desde un ordenador del Ayuntamiento, sino desde cualquier ordenador. Una medida que supondrá un ahorro anual de 2.000 euros en el gasto de papel.
Con la implantación de la administración electrónica, el consistorio pretende llegar a un ahorro total bianual de más medio millón de euros. Con todo, el Ayuntamiento tan solo tendrá que abonar la cantidad de 72.000 euros en tres ejercicios, suponiendo un gasto mínimo en relación al ahorro que supondrá a largo plazo.
Es importante destacar, que en otras administraciones españolas el gasto anual en la administración de trámites es de entre 200.000 euros y 600.000 euros. Esto convierte a Torrent en una ciudad pionera con la implantación de un sistema de administración electrónica que con un mínimo coste abonado en tres ejercicios supondrá un ahorro de más de medio millón de euros.
